Dr. Patrick Nixon anlattı: Uzaktan çalışmanın kuralları yeniden yazılıyor

Global değişim gurusu ve fütürist Dr. Patrick Nixon, 5-6 Ekim tarihlerinde Türkiye İnsan Yönetimi Derneği’nin (PERYÖN) geleceği şekillendir temasını taşıyan 30. İnsan Yönetimi Kongresi’ne katılacak. Thinkers50 tarafından yaşayan en etkili 20 iş düşünüründen biri seçilen, Türkçeye çevrilen son kitabı Hemen Her Şeyin Geleceği dahil toplam 16 kitabın yazarı olan Dr. Dixon kongrenin açılışında güvenilir liderlik ve iş dünyasının geleceği hakkında konuşmasını yapmak üzere İstanbul’da olacak. Dixon bu konular çerçevesinde bizim kendisine yönelttiğimiz soruları da cevaplandırdı. 

Önümüzdeki 10 yıl içinde çalışma hayatımızdaki alışkanlıklarda ne gibi değişiklikler olacak?

Özellikle 45 yaşın altındaki çalışanlar arasında, birçok trendin uzun vadeli olarak devam ettiğini göreceğiz. Covid-19 bu trendlerden sadece birkaçını hızlandırdı diyebiliriz. Örneğin; daha iyi bir iş-yaşam dengesine, daha esnek çalışma saatlerine, haftada en az iki gün evde çalışma iznine artan bir eğilim olacak. Ayrıca, her bir ekip üyesinin yaptığı iş ile nasıl bir fark yarattığını anlamasına yardımcı olacak kurumsal amaçlara da daha fazla odaklanıldığını göreceğiz.

Önümüzdeki 10 yıl içinde değişen trendler kapsamında çalışanların iş verenden talepleri konusunda ne gibi değişiklikler yaşanacak?

Yüksek performanslı ekipler oluşturmada, ilham verici liderlik her zaman önemli olmuştur ve bu gelecekte daha da önemli olacak. Çünkü çalışanlar ait olmaktan, bir ailenin parçası olmaktan, takdir edilmekten, tanınmaktan ve anlaşılmaktan gurur duymak isterler. Kişisel kariyer gelişimi de çok önemli olacak. Bu sebeple şirketler, ekip üyelerinin beceri ve deneyim açısından gelişmeleri için de onlara daha iyi fırsatlar sunmalı. Ayrıca iş verenlerin, ister rutin çocuk bakımı durumunda ister kriz zamanlarında olsun, özellikle ebeveyn çalışanlar üzerindeki baskılara karşı daha duyarlı olmaları gerekecek. 

Pandemi sürecinde bazı iş kollarında teknolojik gelişimler sayesinde uzaktan çalışılabileceği öğrenildi. Teknolojik gelişmeler iş hayatımızda başka hangi kuralları değiştirecek?

Bence bu soruya farklı bir açıdan yaklaşmak gerekiyor. Şirketlerin kendi ekipleri, sistemleri ve süreçleri için teknolojik değişikliklere odaklanırken müşterilerini ihmal etmeleri çok olası. Bunu desteklemek için kullanabileceğim sayısız örneğim var. Şirketler, kendi süreçlerini makul bir şekilde iyileştirerek müşterilerini memnun etmenin birincil hedefleri olduğu gerçeğini asla gözden kaçırmamalı.

"Sabırsız hale geliyoruz"

Örneğin bir banka, kendi ödemelerini ve risk yönetimini idare etmek için son teknoloji yeni yazılım sistemlerine sahip olabilir. Fakat müşteriler de hızlı bir şekilde yeni hesaplar oluşturabilmeyi, bir şeyler ters gittiğinde telefonda hızlıca bir yetkiliye ulaşabilmeyi, tüm bankacılık bilgilerini aynı anda çevrimiçi olarak görebilmeyi ve tüm finansmanlarını bir akıllı telefondan anında yönetebilmeyi umuyor. 

İnanılmaz sabırsız hale geliyoruz ve hatta Covid-19 bizi daha da gerginleştirdi. Örneğin, 40’lı yaşlarındaki çoğu internet kullanıcısı, beş saniyeden daha yavaş yüklenen ve yanıt vermeyen herhangi bir sayfadan direkt çıkıyor. Bu da esasen, onları beş saniyeden fazla bekleten şirketlerle bağlarını koparacakları anlamına geliyor. Daha genç yaş grupları için bu süre daha da kısa. İş dünyası tüm bunlardan önemli ölçüde etkilenecek. Hatta bu durum, sadece müşterilerimize hizmet verme şeklimizi değil, çalışanlarımızı destekleme şeklimizi de büyük ölçüde değiştirecek.

Peki ofislerin geleceği ve Covid-19 sonrası evden çalışma konusunda gerçekler neler?

Aslında doğruyu söylemek gerekirse evden çalışmak birçok insan için avantajlı. Ofise giderken harcadığımız zamandan tasarruf sağlarken aile ile ilgilenme ve zaman yönetimi konularında çok daha fazla özgürlük alanı açıyor. Ancak diğer yandan bu, çalışmak için uygun bir eve ihtiyacınız olduğu anlamına geliyor ve bu da bazıları için bir problem haline gelebiliyor. (Evde gürültü yapan çocuklar olabilir, mahremiyet veya alan sorunları olabilir vs.) 

Rapor yazmak gibi işleri ofis yerine evde yapmanın odaklanabilme açısından daha kolay olduğu doğru, fakat bazen odağınızın bozulması yenilik, problem çözme, çalışanları destekleme, değişimi yönetme ve riski azaltma için son derece gerekli olabilir.

Yani uzaktan çalışma, çalışanlara şirketlerden çok daha fazla fayda sağlıyor aslında. Covid-19'un ilk zamanlarında, birçok şirket sanal ekiplerin kendileri için daha verimli olduğunu düşünmeye başlamıştı. Ofis alanını küçülterek, hatta belki ofislerden tamamen kurtularak maliyetleri düşürmeyi dört gözle beklemeye başladılar. Ancak maliyeti azaltmak, işi başarılı kılmanın çok küçük bir parçası. İşi gerçekten büyütmeye ne dersiniz?

Apple, dünyadaki en dijital ve en yenilikçi şirketlerden biri. Ancak Apple bile uzaktan çalışmayla ilgili büyük sorunlar yaşadı. Geçen yıl, karantina sırasında sanal yönetimde harika olduklarını ve yüzde 100 sanal ekiplere geçişi çok hızlı gerçekleştirdiklerini söylediler. Ama sonra düşünemediklerini, yenilik yapamadıklarını ve değiştiremediklerini gördüler. Bu yüzden tüm personelin, haftada en az iki günü ekibin geri kalanıyla denk gelecek şekilde üç gün ofiste olması gerektiğini duyurdular. İlk başta evde çalışmaya alışan ve neden ofise geri dönmeleri gerektiğini anlamayan çalışanlardan büyük bir tepki geldi. Hatta bu yüzden Apple siparişlerini birkaç ay ertelemek zorunda kaldı ve durum daha da kötüye gitti. 

Karantina döneminde binlerce kişi Apple’da işe başladı, ancak şirketten başka hiç kimseyle yüz yüze tanışmamışlardı. Peki böyle bir durumda oryantasyon, kurum kültürünü öğrenme, ekiplerde güven oluşturma konularında ne yapabilirsiniz? Bu durumda, büyük zorluklar ve risklerle karşılaşmadan böyle hızla büyüyen bir işi çok uzun süre yönetemezsiniz.

"Gelişmek için bir araya gelmek gerek"

Gerçek şu ki, sadece hayatta kalmak için değil, gelişmek için de buluşmamız ve bir araya gelmemiz gerekiyor. Bunu sadece şirket içi ekipler için söylemiyorum, özellikle dışarıdan yeni işler almak için de aynısı geçerli. Düşünün, yeni bir müşteriyle yüz yüze görüşmeden ya da hatta birlikte bir yemek yemeden büyük bir yeni sözleşmeye imza atmak neredeyse imkansız. Çünkü tüm işler güvene dayanır ve sahip olduğunuz tek şey görüntülü toplantılarsa güveni elde etmek çok daha zor. Artık çevirimiçi olarak buluşabildiğimiz için, eskisi kadar sık olmasa da, uzun vadeli eğilim ofislerde buluşan hibrit ekiplere doğru olacak. 

Peki ofisler neden bu kadar etkili? Çünkü işyerinde, herkes ofiste olduğunda belki de 50 farklısohbet yapabilirsiniz. Fikir alışverişi yaparsınız, işinizin gidişatı ile ilgili birilerini bilgilendirebilirsiniz, bir aksiyon planı çıkarabilir veya tavsiye verebilirsiniz. En önemli ofis toplantıları bile rastgele ve önceden planlama yapılmadan gerçekleşebilir. Örneğin, asansörde yıllardır görmediğiniz ama yaptığınız işe dair değerli bilgiler verebilecek bir iş arkadaşınızla karşılaşabilirsiniz. 

Teams ve Zoom'un da elbette bir yeri var, fakat bunlar genellikle sabit uzunlukta günlük toplantılar. Spontane konuşmalar yapmak çok daha zor. Ofiste birisini koridorda yürürken yakalayabilirsiniz, ancak evde olduklarında onları rahatsız etmek kişilere çok daha fazla müdahaleci gelebilir.

Covid-19 sonrası çalışanlarda sessiz istifa olarak da adlandırılan yeni tutum ortaya çıktı. Bu ifade önümüzdeki sürecin yeni bir kavramı mı olacak, yaygınlaşacak mı?

Sessiz istifa, çalışanın hala işini yapmak için çalıştığı, ancak tutku ve heyecanının tükendiği anlamına geliyor. Yani artık önemli sonuçlar elde etmek için uzun saatler çalışmak istemediğine de… Sessiz istifa konusu yeni bir şey değil aslında. Eskiden buna disengagement derdik. (Angaje olamama, bağlılığın tükenmesi anlamında) Karantinada hepimizin birbirimizden uzak kaldığını düşününce, amaç ve aidiyetin kaybolduğu her ekipte göz ardı edilemeyecek bir hastalık bu. 

İşte söylediğim gibi uzaktan çalışma günlük, tekrar eden, değişiklik ve inisiyatif gerektirmeyen görevler için iyi olabilir ama liderlik farklı. Yönetim, bir başkasının koyduğu kurallara uymakla ilgili fakat liderlik, o kuralları yıkmak ve yeni bir şey yaratmakla ilgili. Liderlik, daha iyi bir gelecek vizyonuyla ilgili. Dolayısıyla liderlik demek şu anda ne yaptığımızı sorgulamak, daha iyi bir yol bulmak ve insanlara takip etmeleri için ilham vermek demek.

"Covid-19 milyonlarca insanı rutinden ayırdı"

Karantinada liderlik zordu, bu nedenle vizyon ve bağlılık konularında sorunlar yaşadık. Neden bir şeyleri değiştirmemiz gerektiğinde bir görevin gerçekten neden önemli olduğunu anlayamadık. Şimdi de bağlılık sorunu yaşayan sayısız çalışan olması şaşırtıcı değil.

Daha da kötüsü, birçok AB ülkesinde ve ABD'de yapılan anketler, yöneticilerin yüzde 40-60'ının işlerini tamamen bırakmayı ciddi olarak düşündüklerini gösteriyor. Daha fazla kalıp çalışmak için bir sebep görmüyorlar çünkü. Covid-19 milyonlarca insanı sarstı, onları tüm normal rutinden ve meslektaşlarından ayırdı.  

Ama aynı insanlar kendi şirketlerini kursalardı, gece gündüz demeden hafta sonları bile çalışır, büyümek ve başarılı olmak için savaşırlardı. Yani her şey tutku, amaç, anlam, bağlılıkla ilgili. Bunlara odaklanırsanız ve ekip üretkenliği artacak ve sessiz istifa ortadan kalkacaktır. 

Sık sık şunu söylerim: Hayat, inanmadığınız şeylere harcamak için çok kısa. Bunu Covid-19'dan önce söylediğimde önce alkışlıyordu. Bugün buna çok daha fazla ihtiyaç var. Her şey insanın, kendi eylemlerinin faydalı bir etkiye sahip olduğuna inanmaya yönelik ihtiyacıyla ilgili.

Uzaktan çalışma metodu sonrasında ofise dönüşle birlikte bazı çalışanlarda motivasyon düşüklüğü gözleniyor. Bazıları ise ofiste daha verimli çalışıyor. Uzaktan çalışma onlar için motivasyon kaybına neden oluyor. Bu noktada adil bir iş gücü idaresi ne şekilde yapılabilir?

Ekibinizi bir araya getirin: birbirinizi dinleyerek zaman geçirin, hayatlarında nelerin değiştiğini yakalayın. Karantina döneminde neleri yakaladığımızı ve neleri kaçırdığımızı tartışın. Karantinanın, çalışanlarınızın zihinsel olarak iyi olma halini etkilediğini lütfen unutmayın, ekiplerinizin normalden çok daha fazla desteğe ihtiyacı var. 

Vizyonunuzu paylaşın. Vizyonunuzun açık ve ikna edici olduğundan; müşteriler, daha geniş topluluklar veya gezegenimizin geleceği için bir fark yaratmakla ilgili olduğundan emin olun. Sadece kâr veya pazar payını artırma vizyonu gerçekten kötü bir motivasyon aracı. Sabahları yataktan kalkıp da "Daha fazla hissedar değeri ve Excel rakamları için bugün işe gitmek harika olur!” diyen biriyle tanıştığımı hiç sanmıyorum.

Ayrıca, evden çalışmaya izin verme konusunda esnek olun, ancak aynı zamanda herkes ile düzenli olarak iletişim kurma konusunda da kararlı olun ve insanlara yüz yüze toplantıların önemini açıklayın.

Artan enerji maliyetleri şirketlerin ofis çalışma ortamlarını yeniden düzenlemesine ya da çalışma koşullarını değiştirmesine neden olacak mı? Ofis enerji maliyetinin düşürülmesi için uzaktan çalışma mı teşvik edilecek ya da çalışan evinin enerji maliyetini düşürmek için ofisi mi tercih edecek? Ya da bu çıkmaz arasında üçüncü bir yol mu bulunacak?

Şunu kabul edelim: evden çalışmak çok fazla enerji israfına neden olabilir. Bir şirket 100 kişilik bir ofisi kışın ısıtma, yazın soğutma, IT sistemleri ve diğer ekipmanları ile çalışır halde işletmeye devam ediyorsa, günde sadece 50 kişinin gelmesi enerji tasarrufu sağlamaz. Daha da kötüsü, evden çalışan 50 kişi de kendi evlerini ısıtıyor ya da soğutuyor. Evden çalışmanın ofise gidip gelirken karbon emisyonlarından tasarruf sağladığı doğru, ancak belki de düşündüğünüzden daha az. 

Sonuçta insanlar toplu taşıma kullanıyorsa işe gidenlerin yarısı evde kalsa bile, trenler ve otobüsler yine de çalışmak zorunda. Enerji açısından bakıldığında, herkesin ofiste çalışması, mümkünse toplu taşıma araçlarını kullanarak gidip gelmesi en verimli şey olabilir. Diğer seçenek de ofisleri bırakmak ve tamamen sanal olarak çalışmak.

Dolayısıyla mevcut enerji krizinde, çalışanların bir kısmının ofisten çalışmak istemesi iyi olabilir. Amaşirketlerin de sadece enerji maliyetlerinden tasarruf etmek için haftada birkaç gün ofislerini kapatacağını düşünmüyorum. İşyerindeki sıcaklığı birkaç derece ayarlamak çok daha kolay. 

Özetle: Başarılı bir iş yürütmek istiyorsanız vizyonunuza, gerçek müşteri ihtiyaçlarına ve onları güvenilir bir ortak olarak karşılamaya odaklanın. İnsanlarınıza misyonunuzla ilham verin, ne kadar önemli olduklarını görmelerine yardımcı olun, onları dinleyin ve onlara iyi davranın. Bunlar, Covid-19, ekonomik kriz ya da diğer tüm olayların ötesinde, zamansız İK ilkeleridir.