BBC'nin haberine göre, 1990’larda bazı bilgisayar oyunlarında “boss key” adı verilen bir özellik vardı. Bu tuş, çalışanların çalışıyor gibi görünmeleri gerektiğinde ekrana bir Excel tablosu getirmelerine olanak tanırdı.
Bugün ise bir yöneticinin, bir çalışanın bir elektronik tablo üzerinde çalıştığını görmesi hoş karşılanmayabilir. Microsoft’a ait olan Excel 40 yaşında. Bazı teknoloji liderlerine göre Excel, en iyi ihtimalle daha akıcı dijital iş akışlarının ve yapay zekanın önünde bir engel, en kötü ihtimalle ise her an sorun çıkarabilecek bir risk unsuru.
Excel iş dünyasında son derece yaygın. Acuity Training tarafından yapılan bir araştırmaya göre, ofis çalışanlarının üçte ikisi Excel’i saatte en az bir kez kullanıyor.
Excel’in kalıcılığının bir nedeni, Word ve PowerPoint ile birlikte teknoloji eğitimine hala gömülü olması. Veri görselleştirme firması Grafana’nın teknoloji direktörü Tom Wilkie’ye göre bunun önemli bir etkisi var.
Wilkie, “Excel gerçekten çok iyi bir araç. Küçük bir veri setine bakmak, bir fikri denemek ya da bir sunum için hızlıca bir grafik hazırlamak istiyorsanız, hızlı ve kolay analiz için daha iyisi yok” dedi.
Makro karmaşası
"Ancak sorun, insanların ve şirketlerin veri işleme ile veri analizi ve görselleştirmeyi birbirinden ayıramaması" diyen Dundee Üniversitesi emeritus analitik profesörü Prof. Mark Whitehorn, “Verinin geldiği, bir tabloya girildiği, makrolardan geçirildiği ve sonunda başka bir çıktının üretildiği küçük departmanlar var” ifadelerini kullandı.
Makro, bir tür kısayol olarak düşünülebilir. Elektronik tablo içindeki bir dizi adımı otomatikleştirir ve bu talimatların tek bir tıklamayla uygulanmasını sağlar. Örneğin verileri belirli bir biçimde formatlamak ya da hesaplamalar yapmak gibi.
Bu tabloların genellikle kötü belgelenmiş ve bakımsız olduğunu dile getiren Whitehorn, “Makroları yazan kişi ayrılmış oluyor ve departmandaki kimse bunları nasıl çalıştıracağını bilmiyor” şeklinde konuştu.
Daha pratik bir açıdan bakıldığında ise bu durum, bir kuruluş içindeki verilerin merkezi olarak kontrol edilmemesi anlamına geliyor. Bu da verilerin güvenliğini sağlamayı, kurum içinde taşımayı ya da daha geniş analizler ve yapay zeka için kullanmayı zorlaştırıyor.
Sonuç olarak kritik öneme sahip operasyonlar, son derece kırılgan elektronik tablolara bağlı hale geliyor.
Geçen yıl, Yeni Zelanda Sağlık Kurumu’nun mali performansını yönetmek ve analiz etmek için “birincil veri dosyası” olarak bir Excel tablosu kullandığı ortaya çıktı.
Bu durum, veri toplama ve birleştirmeyi zorlaştırdı, tutarsızlıklara ve hatalara yol açtı ve gerçek zamanlı bir genel görünüm elde etmeyi güçleştirdi.
Birleşik Krallık’ta ise 2023 yılında anestezi uzmanlarının işe alım süreci, elektronik tablo karmaşası nedeniyle kaosa sürüklendi. Afgan veri skandalı da bir Excel tablosunun paylaşılması sonucu ortaya çıktı.
Ancak ekipleri ve bireyleri Excel’den vazgeçirmek kolay değil.
Kanada merkezli telekom şirketi Telus’ta dijital dönüşüm ve planlama direktörü olan Moutie Wali, “Dışarıdan bir tedarikçinin ya da aracın, organizasyon genelinde tüm bu farklı ekipler tarafından kullanılabilecek tek bir çözüm sunması çok zor” dedi.
Wali, yüzlerce çalışanı Excel’den çıkarıp özel bir planlama sistemine geçiren süreci yönetti.
Amaç; veri entegrasyonunu ve yönetimini kolaylaştırmak, otomasyonu artırmak ve yapay zekayı sisteme dahil etmekti.
Ancak çalışanlar mevcut Excel düzenlerini koruyup yeni sistemden sadece veri indirmek istediler. Wali ise bunu net bir dille reddetti: “Kesinlikle hayır dedim. Elektronik tablonun yeni uygulamalarla birlikte var olmasına izin vermeyerek bunu zorlamamız gerekiyor”
Microsoft ise yazılımını savunuyor.
Şirket sözcüsü şöyle dedi:
“40 yıl boyunca Excel, basit bir elektronik tablodan herkes tarafından kullanılan çok yönlü bir platforma dönüştü. Bugün her zamankinden daha yaygın kullanılıyor, son altı yılda aylık kullanım istikrarlı biçimde artıyor ve sektörler genelinde veri analizi, modelleme ve raporlama için varsayılan araç olmayı sürdürüyor”
Excel bağımlılığını yeniden düşünmenin faydaları yalnızca büyük şirketlerle sınırlı değil.
Kate Corden, Hackney Bike Fit adlı bir bisiklet işletmesini yönetiyor. Bu iş, müşterilere ait boy, kilo ve esneklik gibi kişisel bilgiler ile bisikletlere dair veriler olmak üzere iki ayrı veri akışının yönetilmesini gerektiriyor.
Kurumsal dünyada iş geliştirme yöneticisi olarak çalıştığı dönemden beri Excel’i çok iyi kullandığını söylüyor. Ancak “veri kaybetmek çok kolay, verilerin değiştirilmesi de çok kolay” diyor.
Corden, başlangıçta vaka yönetimi aracı olarak tasarlanan ancak karmaşık iş akışlarına uyarlanabilen LinkSpace’e geçti. Corden, “Bir sürü Excel yerine her şeyin tek bir veri yönetim sisteminde olması, büyürken bana gerçekten çok yardımcı olacak” şeklinde konuştu.
Excel’den vazgeçmenin potansiyel faydaları, daha kolay veri yönetiminin de ötesine geçebiliyor.
Londra’da bir halkla ilişkiler yöneticisi olan Julian Tanner, kurumun hesaplarını Excel’den, faturalar üzerinden bilgi çeken çevrimiçi bir muhasebe paketine taşıdı.
Paketin yerleşik yapay zekası, tek bir tuşla özelleştirilmiş raporlar üretebiliyor.
Ayrıca muhasebeci hizmetine olan ihtiyacı da ortadan kaldırdı ve yılda 6 bin sterlinin üzerinde tasarruf sağladı. Tanner, “Bir hayır kurumu için bu büyük bir masraf ve her zaman kaçınmaya çalışırsınız” dedi.
Daha büyük işletmeler için ise faydalar; daha akıcı iş akışları ve yapay zeka ya da makine öğrenimi sistemlerine aktarılabilecek standartlaştırılmış, birleştirilmiş veriler anlamına geliyor.
Telus’ta Wali, daha düzgün veri entegrasyonu ve daha hızlı planlama döngülerinin yanı sıra, uyumsuz sermayenin ortadan kaldırılmasıyla yılda 42 milyon Kanada doları tasarruf etmeyi bekliyor. Şirketteki diğer ekipler de benzer adımları atmayı değerlendiriyor.
Ancak bu, kullanıcıların bir miktar kontrolü ya da en azından kontrol illüzyonunu bırakmaya hazır olması anlamına geliyor.
Whitehorn bunu şöyle açıklıyor:
“İnsanlar ‘verim alıyorum ve bunu yapıyorum’ der. Ama bu sizin veriniz değil, şirketin verisi”
Excel’i tamamen ortadan kaldırmak gerçekçi olmayabilir. Bu nedenle Whitehorn’a göre gelecekte “boss key”in, elektronik tablo kullanımını gizleyecek şekilde yeniden tasarlanması gerekebilir.
