Zippia’nın yaptığı araştırmaya göre dikkat dağıtıcı küçük unsurlar ve iş sırasında bölünme, ABD'deki işletmelere her yıl yaklaşık 588 milyar dolara mal oluyor. Araştırmanın bulguları aynı zaman da bir yöneticinin haftalık zamanının yüzde 72’sini toplantılarda harcadığını vurguladı. Kısacası, vaktinizi şu anda yönetemiyorsanız, yönetici olduğunuzda günlük olarak çok daha az şey yapabileceksiniz.
Zippia araştırması 2023'te ortalama iş gününün yarısından fazlasının gereksiz işlerle harcandığını ortaya koydu. Örneğin işe giderken yolda harcanan süre, sorunlu dijital platformlarda yapılan toplantılar, sosyal medyada harcanan zaman, erteleme sorunu ve düzensiz çalışma gibi. Bu durumlardan herhangi birini yaşıyorsanız, iş yerinizde sizi daha üretken yapabilecek bir zaman yönetim stratejisi var: Pareto Prensibi ya da 80/20 kuralı.
80/20 Kuralı Nedir?
Pareto Prensibi veya 80/20 Kuralı, sonuçların yüzde 80’inin harcanan yüzde 20’lik efordan geldiğine odaklanır. Etkili zaman yönetimiyle ilgili olarak bu prensip, hedeflerinize giden yolda size en fazla katı sağlayacak en etkili görevlere odaklanmanız anlamına geliyor.
80/20 Kuralı’nı uygulayabilmek için aşağıdaki maddelere göz atabilirsiniz.
1- Zamanınızı takip edin
İlk adım, zamanınızı nasıl harcadığınızı takip etmektir. Genellikle orada burada boşa harcanan dakikalar, kaçırılan saatlerce fırsata neden olur. Hibrit veya işe gidip gelmeli bir çalışma düzenindeyseniz yolda geçirdiğiniz zaman da dahil olmak üzere iş gününüz boyunca neler yaptığınızı hesaba katın ve en çok nelere zaman harcadığınızı keşfedin.
2- Yüksek değeri olan görevleri belirleyin
İkinci adım olarak kilit görevlerinizi yani projenizin başarısını en çok etkileyecek olan görevleri belirleyin. Bunları belirledikten sonra, sosyal medyaya amaçsızca göz atmak veya gereksiz toplantılara katılmak gibi daha az önemli veya tamamen gereksiz görevleri elemek için kendinizi disipline etmeye başlayabilirsiniz.
3- Dış kaynak kullanın veya devredin
Yüksek değerli görevleri belirledikten sonra, daha az önemli olanları farklı birine devredebilir ya da dış kaynak kullanabilirsiniz. Örneğin, bir ekip üyesinden yardım isteyebilir, alakasız olabileceği için görevi takviminizde daha aşağılara itebilir veya yaratıcı enerjinizden tasarruf etmek için tamamen bir yapay zeka üretkenlik aracı kullanabilirsiniz.
4- Zaman kaybını ortadan kaldırın
En önemlisi, zaman kaybını tamamen ortadan kaldırmanız gerekir. İş gününüzdeki her konuya şu soruyla yaklaşın: Bu bana kariyerimde nasıl fayda sağlayacak? Bu görevdeki etkinliğimi artırmama nasıl yardımcı olacak? En az zamanı harcayarak en etkili olmak için günümü nasıl geliştirebilirim?
Zaman yönetimi bir alışkanlık meselesidir ve bu nedenle, sizin ve hatta iş arkadaşlarınızın yeni kurallara alışmanız zaman alabilir. Ancak, sabır ve pratikle, daha verimli, kendi kendini motive eden ve son derece üretken bir profesyonel olarak ortaya çıkacak, yeni kariyer zorluklarını üstlenmeye hazır olacak ve işvereninize terfi için gerekli liderlik becerilerine sahip olduğunuzu göstereceksiniz.
