Microsoft Teams verilerinin analizine göre 15 dakikalık toplantılar, çalışanların ve patronların planladığı en hızlı tercih edilen bir zaman dilimine dönüştü. Bu aynı zamanda insanların daha az süreli toplantı rezervasyonu yaptığını da gösteriyor. On beş dakikalık toplantılar artık takvimli toplantıların yüzde 60'ını oluşturuyor. Bu da hem yöneticilerin hem de çalışanların zamanlarını daha sıkı kullandıklarını kanıtlıyor.
Aşırı dijital ortam üretkenliğe zararlı
Pandemi sırasında ve sonrasında milyonlarca insan iş değiştirdi, iş arkadaşlıklarına mesafeli durdu ve 5’ten sonra iş bitti zihniyetini benimsedi. Kariyer tutkunlarının değişen hırsları, tükenmişlikten ve çoğumuzun her hafta iki tam gününü toplantılara ve e-postayla geçirmemizi gerektiren telekonferansın yükselişinden kaynaklanıyor. Çok sayıda araştırma, aşırı dijital ortamın yenilikçiliğe ve üretkenliğe zarar verdiğini gösteriyor. Bundan dolayı çalışanlar hala yüz yüze görüşmeye değer verdiklerini söylüyor.
Otuz dakika yerine on beş dakika görüşme
Otuz dakika çoğu toplantı için varsayılan süre olma eğilimindedir. Washington D.C.'de bir markalama ve pazarlama firmasını yöneten Jayne Sandman, insanlarla genelde 15 dakikalık görüşmeler veriyor. Sandman, "Gün içindeki vaktiniz çok fazla yarım saatlik toplantılarla ölüyor" dedi. Sandman aramalara sıcak ve moral verici bir sözle başlıyor, örneğin "Hafta sonunuzla ilgili haberleri daha sonra duymak için sabırsızlanıyorum!" diyor. Ardından hızla işine dönüyor ve elinde yalnızca 15 dakika kaldığını fark ediyor.
Risk sermayedarı Mark Ein, bir yatırımcıdan bir medya yöneticisiyle görüşmesini öneren bir mesaj aldı. Ein ve asistanı programları karşılaştırırken beklentiler pek iç açıcı görünmüyordu. Ticari bir bina güvenlik şirketi olan Kastle Systems'in yönetim kurulu başkanı ve Washington City Paper'ın sahibi Ein, "Konuşmanın bulabildiğimizden daha fazla zamana ihtiyacı olacaktı" dedi. Ein asistanına 15 dakikalık bir toplantı ayarlamasını söyledi. Çeyrek saatlik Zoom iki yatırım ortaklığına yol açtı. Ein, "Her şeyin yarım saat sürmesi gerekmiyor ya da 'Sana öğle yemeği ısmarlayabilir miyim?' diye sormaya ihtiyaç yok" ifadelerini kullandı.
Toplantılar iş akışını bozabilir
Toplantılar iş gününün bataklığı olabilir. Yapılması gereken yoğun bir iş olduğunda takvimi bozabilir ve akışı kesebilirler. Pazar araştırma şirketi CivicScience tarafından geçen ay 2 binden fazla ABD'li işçinin katıldığı yeni bir ankete göre, çalışanların dörtte üçünden fazlası daha kısa toplantıların daha verimli olduğunu söylüyor. Katılımcıların üçte biri zaten 15 dakika sonra dikkat etmeyi bıraktıklarını söyledi.
Toplantınıza not verin
Liderlik ve kurumsal verimlilik uzmanları, 15 dakikalık etkili bir toplantı yürütmenin bilimden çok sanat olduğunu söylüyor. Eğer hemen iş konuşmaya atlıyorsanız, çok nezaketsiz görünüyorsun. Ancak çok fazla lafı dolandırırsanız da yumuşak görünme riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Sıkı bir programa uymak için dört kuralı aklınızda bulundurun (bunlar aynı zamanda daha uzun toplantılar için verimlik arttırır):
1. Önce çemberi sıkı tutun
İşyeri danışmanlık firması Science House'un başkan yardımcısı Rita J. King, Kendinize gerçekten kimin orada bulunması gerektiğini sorun" tavsiyesini verdi. Toplantıda çok fazla kişinin olması herkesin zamanını boşa harcar.
2. Konuyu takip edin
Eski Slack yöneticisi ve esnek çalışma düşünce kuruluşu Future Forum'un kurucu ortağı Brian Elliott, her şeyin 15 dakikalık bir toplantıya sığdırılamayacağını söylüyor. Tüm e-tablo yerine bütçenin bir yönüne odaklanın veya en son görüşmeleri yeniden ele almak yerine iki potansiyel işe alınacak kişinin belirli özelliklerini tartışın. Toplantının amacını başlangıç saatinden çok önce netleştirin. Konu ne kadar net olursa hedefe ulaşmak o kadar kolay olur.
3. Okuma
Elliott, katılımcıların hazırlıklı gelebilmesi için toplantı öncesinde, diğer bir deyişle ön çalışma olarak da bilinen okuma materyallerini katılımcılara gönderilmesini öneriyor. Bu, konuşmayı baştan itibaren verimli kılar.
4. Biriktirin
Metin yazarı Ashley Laabs, zamanınızı en verimli düzeyde kullanmak için 15 dakikalık toplantılar planlanmasını tavsiye ediyor. Birbiri ardına yapılan 15 dakikalık üç toplantı, genellikle gün boyunca serpiştirilmiş toplantılardan daha iyi sonuç verir. 15 dakikalık toplantılar arasında 15 dakikalık bir ara vermek, toplantıların daha uzun sürmesine veya odaklanmış çalışmaların başlamasına izin verse de ancak işi bitmesine engel olur.
Zamandan ve paradan tasarruf
Toplantıları kısa tutmak para tasarrufu sağlayabilir. Saatte 100 dolar kazanan bir çalışan için, 15 dakikada dört toplantısını geri çevirmek 100 dolar tasarruf demektir. Charlotte'taki Kuzey Carolina Üniversitesi'nde yönetim profesörü olan ve toplantıların etkililiği üzerine bir kitap yazan Steven Rogelberg, "Yaptığınız toplantıların sayısını tahmin edin ve bu sayı olağanüstü derecede artacaktır. Çünkü iş, kendisine ayrılan zamana göre genişler. Yani eğer bir toplantı bir saat için planlanmışsa, sihirli bir şekilde bir saat sürecekti.” diyor.
Daha kısa toplantı, daha az çalışma
Daha kısa toplantılar ayrıca personelin daha az saat çalışmasına da yardımcı olabilir. Dört günlük çalışma haftasına geçen şirketler, çoğunlukla ilerleme raporu işlevi gören toplantıları yasaklamanın, günün verimsiz saatlerini azaltmanın ilk adımı olduğunu söylüyor. Büyük şirketlerle toplantı verimliliği konusunda danışmanlık yapan King, büyük bir lojistik şirketinin, her biri bir saatten fazla süren 15 dakikalık randevularından oluşan üç toplantıyı azaltmak için yardıma ihtiyaç duyan bir bölümüyle çalışıyordu. Sorunun büyük bir kısmı ise toplantılara eklenen ve yararlı olup olmadığına dair fikirlerini belirtmek için sürekli olarak sohbete katılan insanlar.
King, üç toplantı için davet listesini yarıdan fazla daraltarak şirketin yılda 4.200 saat, yani 250.000 dolar tasarruf ettiğini söyledi. Ayrıca Elliott, ulaşılabilir bir hedefe odaklanılmasının toplantıların yayılmasına yardımcı olabileceğini söylüyor. Elliott, "Şirketi 15 dakika içinde satıp satmayacağınıza karar vermiyorsunuz. Logonun mavi mi yoksa yeşil mi olacağına siz karar veriyorsunuz” diye konuştu.
Araştırmayı yürüten Microsoft'un Çalışmanın Geleceği ekibini yöneten Colette Stallbaumer, verilerde gördüklerini uygulamaya başladı. 30 ve 60 dakikalık ekip toplantılarının çoğunu 15 dakikaya indirdi. Stallbaumer, "Bir toplantıda harcadığınız zaman, bundan elde ettiğiniz etki veya değere eşit değil" dedi.
